Teil 2: Meine Nebenkostenabrechnung verstehen & auf ihre Richtigkeit prüfen

Die Nebenkostenabrechnung liegt im Briefkasten und Sie verstehen recht wenig von den aufgelisteten Zahlen und Kostenpositionen? Wie sollen Sie als Mieter die Abrechnung überprüfen, wenn Sie nicht verstehen, was Ihnen da vorliegt? Wir haben eine Übersicht zu potentiellen Fehlern in der Nebenkostenabrechnung für Sie zusammengestellt, damit Sie selbst agieren und vermeiden können zu viel zu zahlen.

Welche Fehler schleichen sich bei der Nebenkostenabrechnung häufig ein?

Wenn Sie als Mieter Ihre Nebenkostenabrechnung erhalten, sollten Sie diese gründlich auf Fehler prüfen, um Mehrzahlungen zu vermeiden. Relativ einfach zu überprüfen ist zunächst, ob die Betriebskostenabrechnung Ihnen rechtzeitig zugekommen ist. Sie sollten die Abrechnung spätestens 12 Monate nach dem Abrechnungszeitraum erhalten haben. Das heißt: für den Abrechnungszeitraum 2016 müssen Sie die Betriebskostenabrechnung spätestens am 31.12.2017 erhalten haben. Ansonsten ist sie verspätetet und in der Regel nicht mehr wirksam.

Ebenfalls mit wenig Aufwand nachvollziehbar ist, ob der korrekte Abrechnungszeitraum vorliegt. Dieser darf maximal 12 Monate betragen, da sonst ein formaler Fehler vorliegt.

Weiterhin gilt natürlich das Zuvorgesagte zu den umlagefähigen Betriebskosten: nur umlagefähige Betriebskosten, die im Mietvertrag als solche benannt sind, dürfen dem Mieter berechnet werden. Dabei ist auch genauer darauf zu achten, dass die Abrechnung nach den Prinzipien der Wirtschaftlichkeit erfolgt sind. Das bedeutet, dass der Vermieter nach Möglichkeit Preise vergleichen und unnötige Ausgaben vermeiden sollte.

Wie kann ich die Nebenkostenabrechnung auf ihre Richtigkeit überprüfen?

Mieter haben das Recht auf Einsicht aller Belege, die der Nebenkostenabrechung zugrunde liegen. Dies umfasst etwa Rechnungen, Lieferscheine oder bestehende Verträge. Wenn Ihre Nebenkostenabrechnung Ihnen also überhaupt nicht nachvollziehbar erscheint, können Sie sich die Belege vom Vermieter vorlegen lassen und sich ein klareres Bild von den gemachten Ausgaben, die letztendlich ja auf Sie zurückfallen, machen. Bei besonders hohen Abrechnungen empfiehlt sich die Einsicht in die Belege auf alle Fälle. Wenn Kostenpositionen nicht in den Abrechnungszeitraum hineinfallen, muss der Mieter sie auch nicht zahlen.

Generell kann Ihnen der Vermieter nicht ausschließlich ein wildes Chaos an Zahlen vorsetzen. Jede ausgeschriebene Kostenposition muss Folgendes ausweisen:

• die Höhe der Gesamtkosten
• einen Umlage- oder Verteilerschlüssel
• den Anteil, den der Mieter zahlen soll
• Betrag der bereits geleisteten Vorauszahlung

Der Mieter kann damit mit einfachen Rechnungen nachvollziehen, ob sein Anteil an den Kosten stimmt und ob die Nachzahlungssumme mit den bereits geleisteten Vorauszahlungen übereinstimmt. Ist übrigens zum Umlageschlüssel nichts explizit im Mietvertrag vereinbart, sind die Kosten nach Anteil der Wohnfläche umzulegen.

Was muss ich bei Fehlern in der Nebenkostenabrechnung tun?

Für falsche Nebenkostenabrechnungen besteht für den Mieter eine 12-monatige Widerspruchsfrist. Problematisch ist aber, dass der Mieter andererseits dazu verpflichtet ist, innerhalb von 30 Tagen an den Vermieter zu zahlen, um nicht in Zahlungsverzug zu geraten. Es ist also ein schnelleres Handeln geboten, als die 12 Monate Widerspruchszeitraum eigentlich einräumen.

Um ordnungsgemäß zu widersprechen, ohne selbst in Zahlungsverzug zu geraten, bleiben dem Mieter in der Regel folgende zwei Möglichkeiten:

1. Widerspruch und Zahlung mit Rückforderungsvorbehalt: wenn Sie die mangelhafte Nebenkostenabrechnung begleichen und gleichzeitig einen Widerspruch einlegen, der auf die Fehler in der Abrechnung verweist, sind Sie auf der sicheren Seite. Zahlen Sie zunächst die volle Höhe der Forderung und legen Sie eindeutig dar, dass Sie sich das Recht zur Rückforderung der Zahlung vorbehalten.
2. Widerspruch und Teilzahlung: alternativ können Sie auch eine Teilzahlung in Höhe der berechtigten Abrechnung vornehmen und gleichzeitig einen Widerspruch einlegen. Dies bringt für Sie als Mieter den Vorteil mit sich, dass Sie dem Vermieter nachher nicht mehr wegen zu viel gezahlten Beträgen hinterherrennen müssen.

Für welche Variante auch immer Sie sich entscheiden sollten, muss der Widerspruch schriftlich erfolgen und begründen, worin der Fehler liegt. Bei der Übergabe des Widerspruchsschreibens liegt die Beweislast, dass der Vermieter selbiges erhalten hat, beim Mieter. Eine Übergabe unter Zeugen oder eine Quittung des Vermieters sind mögliche Maßnahmen zum Nachweis. Eine nachgebesserte Abrechnung muss dem Mieter dann 12 Monate nach Erhalt der ursprünglichen, fehlerhaften Nebenkostenabrechnnung zugehen.

Fazit

Auch wenn die Nebenkostenabrechnung auf den ersten Blick ein wenig unübersichtlich erscheint, kann man als Mieter bereits mit wenigen Informationen selbstsicher im Umgang mit der Abrechnung werden. Da oftmals bares Geld mit einer Prüfung der Nebenkostenabrechnung gespart werden kann, sollte der Mieter hier etwas Zeit und Aufwand in das Erlernen der wichtigen Tipps & Tricks investieren.